Projektplanering

Att planera projekt är en hel vetenskap och jag kan så klart inte på någon sida lära ut lika mycket om projektledning som Stockholms Universitet kan på flera kurser. Men jag kan ge en grund för den som ska planera sina egna projekt.

Det första man behöver göra när man har ett projekt (enkla projekt undantagna) är att veta vad man vill uppnå. Vad är målet med projektet? Målet bör vara tydligt och väldefinierat så det inte är någon tvekan om man lyckats eller inte. Men ibland går det inte. Handlar projektet om att genomföra ett lyckat julfirande så är det svårt att sätta ett mätbart mål så även om det är bra med mätbara mål så får man inte stirra sig blind på det.

Ett bra nästa steg är ofta en brainstorming. Sitt ner en stund och fundera på projektet, allt du behöver tänka på och bara skriv ner allt. Värdera inte om det är klokt eller inte. Men det är sunt att tänka på alla aspekter. En tanke om vi fortsätter exempel med julfirande kanske är vit jul. När du sedan går igenom anteckningarna så kanske du både inser att du måste ha en plan utifrån olika väder, men kanske också om någon av gästerna har alkoholproblem.

Därefter bör du notera några aktiviteter som leder dit mot målet, tex:

  • Gör en inköpslista.
  • Köp julklapp åt X
  • Städa toaletten.
  • Googla lista över förberedelser för jul.

I bästa fall har du betydligt fler aktiviteter på listan, kanske till och med allt som behöver göra, men förmodligen inte. Det viktiga är att du kan titta på varje aktivitet och fundera på om den är tillräckligt väldefinierad eller om du behöver ändra på något. Kanske behöver du lägga till ett steg till – bestäm vad du ska köpa för julklapp åt X. Du kanske också konstaterar att du inte kan städa toaletten redan i slutet av november och tro att det räcker inför jul. Däremot kanske du kan skriva in i kalendern den 23 december eller på din todo-lista med startdatum 22 december.

En projektplanering behöver inte vara mer avancerad än så. Men den kan vara det. Kanske måste du fundera på budget, om du kan delegera vissa uppgifter etc. Gör du ofta avancerade projekt kan du studera mer om projektledning. Men för husbehov kommer man ofta långt med denna början.

  • Definiera målet med projektet
  • Brainstorma
  • Skriv upp några aktiviteter på din todolista.

Sen är det viktigt att gå igenom din projektplanering regelbundet (tex varje vecka) och då kan du lägga till ytterligare aktiviteter, kontrollera hur du följer planen etc. Men det har inte med projektplaneringen i sig att göra.